ユアマイスターは、案件管理、シフト管理、事務作業、現場調査など、ビルメンテナンス業界における様々な体験のDXを実現し、ビルメンテナンス業界の生産性や収益性を向上するSaaS型業務支援ツール「ビルメンクラウド」のサービス提供を開始します。
「ビルメンクラウド」は、従来はマンパワーで対応していたビルメンテナンス関連業務をシステムに置き換え、業務効率化や高収益化を実現することで、業界課題である”人手不足”の解消に取り組みます。
＜ビルメンテナンス業界が抱える課題：人手不足＞
ビルメンテナンス業は、衛生管理業務、設備管理業務、警備保障業務、建物修繕等その他業務に分類されます。各業務には、給水・排水をはじめとする空気・水等の衛生管理や廃棄物処理、日常清掃や定期清掃、空調設備や電源・電気設備の管理等、様々な作業があります。
このような業務を請け負うビルメンテナンス業界に共通する課題には、「人手不足」が挙げられます。人手不足が発生する一つの要因として、出退勤確認や従業員への連絡、報告書の作成といった事務作業から、案件ごとの従業員のシフト管理やアサイン作業まで、従来通りのアナログな手法で対応することにより業務効率が改善されていないケースが多々あります。業務効率が悪いことであらゆる作業にコストがかさみ、高収益化を達成できず、従業員の賃金向上につながらない状況が見受けられます。
◆業界課題事例
・紙、電話のやり取りが多く、作業員への連絡が大変。
印刷作業の手間や、従業員へ簡単に一斉連絡ができないことで個別に電話が必要であったり、情報が残っていないことで齟齬が発生したりと、業務効率や品質が下がってしまう要因になっている。200名からなる社員のシフトを紙やホワイトボードに手書きで管理することも。
・どの現場でどれくらい利益がでているのかがわからない。
全体の利益しか見えておらず、どの現場を継続していけばよいか、止めた方がよいかなど、重要な判断に必要な情報が把握できていない。
・現場日程、担当のやりくりに、膨大な時間を要する。
複数の現場が同時並行で行われるような場合、「現場Aの担当者をずらすと現場Bの人が足りない…」といった”パズル状態”に陥り、膨大な時間がかかってしまう。月100件近くにもなる案件の2,3ヶ月分を、ホワイトボードでスケジュール管理する場合もある。
・報告書作成がどんどん大変になる。
近年、報告書が煩雑になり、作業前・作業後などの写真報告が必要になったり、以前まで求められていなかった報告をしなければならないようなケースが増えたりと、業務の負担が大きくなってきている。月に30件程度の現場で日常清掃を行う従業員の勤怠や報告メモを紙で蓄積しており、月末に全現場の担当者の方それぞれに提出しに行っているケースもある。
＜「ビルメンクラウド」サービス概要＞
「ビルメンクラウド」は、現場スケジュールの共有、出退勤連絡など細かな作業から、報告書作成など負担の大きな業務まで、幅広いアナログ業務をシステムが自動化します。さらに、各種数値の可視化や従業員稼働率の向上、各種案件の獲得、請求管理、現場支援等におけるあらゆる業務のデジタル化を実現します。「ビルメンクラウド」導入による業務効率化の推進は、コロナ禍において課題意識が高まっている管理コストの削減にもつながります。
◆Point.1 案件管理＆シフト管理が簡単＆スピーディーに
案件ごとに社員のシフト調整やアサインを自動化。勤怠や作業報告をシステム内で完結できることから、稼働状況、作業品質、報告業務などの事務作業の効率化を図ることができます。案件へのメンバーアサインも、定期案件やスポット案件など、種別に合わせてワンクリックで設定可能。社員の稼働率を基に、対応可能な日時が可視化されるので、売上が上がるポイントが明確になります。
◆Point.2 出退勤と現場作業の報告書を簡単作成
現場作業員の出勤怠の申請が、スマートフォン上でワンクリックで可能。作業途中の写真や簡易メモを入力するだけで、作業完了後には自動的に報告書が完成するなど、業務効率の改善につながります。
◆Point.3 案件獲得につながる社内データが一目でわかる
月々の売上、取引先ごとの利益率、その日のスケジュールなど、知りたい情報の一元管理が可能。事業におけるKPIの設定はもちろんのこと、その伸長に必要なボトルネックの可視化ができます。
◆Point.4 より良い案件＆パートナーが見つかる
案件内容を基に、ユアマイスターに登録するパートナー事業者の中から、高品質で安心して依頼できる最適なパートナーを自動でマッチング。清掃業務等のビルメンテナンス案件を請けたい時は、システムを利用して案件獲得も可能です。
◆Point.5 金銭コスト、パートナー選定コスト、運用コストの削減を同時実現
脱“多重下請け構造”による徹底的なコスト見直しを実施し、複数ビルや店舗の施工状況もシステム上で一元管理可能。
◆Point.6 徹底した導入サポート
サポートはシステム導入までで終了、ということはなく、カスタマーサポート部門が徹底的に導入をサポートします。現場へのレクチャーについても、導入企業におまかせではなく、ユアマイスターが直接導入サポートを実施します。
※サービス詳細は、「ビルメンクラウド」のホームページをご参照ください。
＜導入企業様事例：株式会社アイザ 代表取締役 飯田 久 様＞
事業内容：ビルメンテナンス、環境商品、内装・外装工事、電気工事、リペア工事
Q.社内でどのような課題を抱えていますか？
ビルメンテナンス業界は人員の確保が非常に重要でして、「人材の育成」に課題意識を持っています。SNSの活用や、ハローワーク等の媒体での募集など、様々な求人施策は実施していますが、効果が高いとは言えません。また、採用した業界未経験の人材を一から教えて育成することは、時間がかかります。現場で教えることになるのですが、人員不足時にどこの現場ならしっかりと教えられるかという問題に直面し、人員の配置にかなり悩まされます。しかし、どこかしらの現場に配属するしかなく、忙しい現場に入り、叱られ、辞めていくという悪循環が繰り返され、それでもめげずに頑張れる人材だけが残るというのが現状です。現在は、外国人労働者も多く採用していますが、”教える”ことが難しいと感じています。
Q.「ビルメンクラウド」導入を決めた経緯は？
ビルメンテナンス業界は、人件費をかけて実施する業務を減らしていかないと利益が残りません。利益を残すためには、システム化が必要ですので、システム導入に関しては、以前から検討していました。「ビルメンクラウド」を最大限活用することで人件費を削減し、様々な業務を円滑に効率的に進めることが出来るようになるのであれば、事務所経費を大幅に減らせますので、導入を決めました。
Q.ビルメンテナンス業界におけるデジタル化の現状は？
ビルメンテンナンス業界もデジタル化が進み始め、現場においてもタブレット端末を用いて設備管理を行う時代です。過去を振り返ると、ペンと紙を持って現場で記載し、紙がごしゃごしゃになって持ち帰り、事務所でデジタル化していました。事務所におけるデジタル化の作業が余計で、効率が悪いですよね。現在は、端末を持って歩いていますからペンすらいりません。今後のさらなるデジタル化により、この業界がどのように変わっていけるのか、非常に興味深く見守っています。
＜「ビルメンクラウド」に関するお問い合わせ、資料請求＞
サービスに関するお問い合わせ先：bilmen-cloud＠yourmystar.jp
資料請求のお問い合わせ先：「ビルメンクラウド」のホームページよりお申し込みください。
